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I. APLICAÇÃO E ENQUADRAMENTO REGULAMENTAR:

Com base no artigo 15 da Constituição Política da Colômbia, na Lei 1581 de 2012 e nos decretos regulamentares 1377 de 2013 e 886 de 2014 – hoje contidos nos capítulos 25 e 26 do Decreto único 1074 de 2015, que desenvolveu o quadro geral de proteção de dados na Colômbia; RODIL BOUTROUS S.A.S implementou essas Políticas de Processamento de Dados Pessoais pelas quais todas as áreas da empresa e terceiros encarregados do processamento dos Dados Pessoais fornecidos à RODIL BOUTROUS S.A.S serão regidos, a fim de respeitar todos os direitos e garantias em termos de privacidade dos titulares sobre os quais processamos dados pessoais e cumprir integralmente os parâmetros estabelecidos nas regulamentações mencionadas.

II. GLOSSÁRIO DE PALAVRAS:

As seguintes palavras contidas nas Políticas de Processamento de Dados Pessoais da RODIL BOUTROUS S.A.S devem ser entendidas no seguinte sentido:

Aviso de Privacidade: É o documento físico, eletrônico ou de qualquer outro formato, gerado pela RODIL BOUTROUS S.A.S endereçado ao Titular para informá-lo de que estas Políticas de Processamento de Dados Pessoais serão aplicáveis a ele, como ele pode conhecer seu conteúdo e qual será o propósito dado aos seus Dados Pessoais.

Banco de Dados: É o conjunto organizado de Dados Pessoais que está sujeito a Tratamento e inclui arquivos físicos, eletrônicos e automatizados.

Dados Pessoais: Qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis.

Dados Sensíveis: São dados que afetam a privacidade do Titular ou cujo uso indevido pode gerar discriminação, tais como os que revelam origem racial ou étnica, orientação política, convicções religiosas ou filosóficas, filiação a sindicatos, organizações sociais, direitos humanos ou que promovem os interesses de qualquer partido político ou que garantem os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, assim como dados relacionados à saúde, vida sexual e dados biométricos.

Responsável pelo Tratamento de dados pessoais: São pessoas naturais ou jurídicas que, por si mesmas ou em associação com outras, realizam o tratamento de dados pessoais em nome da RODIL BOUTROUS S.A.S.

Responsável pelo Tratamento de dados pessoais: A RODIL BOUTROUS S.A.S age como responsável por todos os dados pessoais sobre os quais decide diretamente qual tratamento será dado, de acordo com as autorizações concedidas pelos Titulares.

Titular de dados pessoais: Pessoa natural cujos dados pessoais são processados pela RODIL BOUTROUS S.A.S.

As pessoas que podem exercer os direitos estabelecidos na Lei são:

O Titular, que deve comprovar suficientemente sua identidade pelos diferentes meios disponibilizados pela RODIL BOUTROUS S.A.S.
Seus sucessores a título, que devem comprovar dita qualidade.
Os representantes no caso de o Titular ser menor de idade ou por meio de procurador, com prévia comprovação da representação ou procuração.
Por estipulação em favor de outro ou por outro.

Tratamento de dados pessoais: Qualquer operação ou conjunto de operações em Dados Pessoais realizadas pela RODIL BOUTROUS S.A.S ou pelos Gestores de Tratamento em nome da empresa, como coleta, armazenamento, uso, circulação ou exclusão.

Transferência de dados pessoais: Ocorrerá quando a RODIL BOUTROUS S.A.S e/ou os Gestores enviam os Dados Pessoais a um destinatário que, por sua vez, é responsável pelo Tratamento e que pode estar localizado na Colômbia ou no exterior.

Transmissão de dados pessoais: É a comunicação de Dados Pessoais a um Gestor de Tratamento, dentro ou fora da Colômbia, com a finalidade de que ele realize um Tratamento em nome da RODIL BOUTROUS S.A.S.

Oficial de Privacidade: É a pessoa designada pela RODIL BOUTROUS S.A.S cujas funções incluem, entre outras, a proteção dos dados pessoais dos titulares, a vigilância e controle da aplicação desta Política para o tratamento de Dados Pessoais e processar as solicitações dos titulares que desejam exercer os direitos referidos na Lei 1581 de 2013 e neste documento. O Oficial de Privacidade pode ter outras funções dentro ou fora da RODIL BOUTROUS S.A.S, desde que cumpra integralmente as funções confiadas por contrato, o manual de deveres do oficial de privacidade ou a Lei 1581 de 2012.

III. OBJETIVO DO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS:

Objetivo é entendido como o propósito para o qual os dados pessoais foram coletados. O tratamento e o propósito dados aos dados pessoais pela RODIL BOUTROUS S.A.S e/ou pelos responsáveis devem ser aqueles estabelecidos na autorização respectiva concedida pelo Titular.

Alguns dos propósitos gerais dados aos dados pessoais processados pela RODIL BOUTROUS S.A.S, dependendo da autorização concedida por seus proprietários, são:

1. FORNECEDORES:

Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de cobranças e pagamentos
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de faturamento
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de fornecedores
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão econômica e contábil
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão tributária

2. CLIENTES:

Diversos fins - Fidelidade do cliente
Diversos fins - Atendimento ao cliente (PQR)
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão administrativa
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de clientes
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de cobranças e pagamentos
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão de faturamento
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão econômica e contábil
Contabilidade, gestão fiscal e administrativa - Gestão tributária
Marketing
Publicidade e prospecção comercial - Análise de perfil
Publicidade e prospecção comercial - Pesquisas de opinião
Publicidade e prospecção comercial - Prospecção comercial
Publicidade e prospecção comercial - Publicidade própria
Publicidade e prospecção comercial - Segmentação de mercado
Segurança - Vigilância por vídeo
Segurança - Segurança e controle de acesso a edifícios

3. FUNCIONÁRIOS, EX-FUNCIONÁRIOS E CANDIDATOS:

Recursos humanos - Controle de horário
Recursos humanos - Treinamento de pessoal
Recursos humanos - Gestão de folha de pagamento
Recursos humanos - Gestão de pessoal
Recursos humanos - Benefícios sociais
Recursos humanos - Prevenção de riscos ocupacionais
Recursos humanos - Promoção e gestão de emprego
Recursos humanos - Promoção e seleção de pessoal
Segurança - Vigilância por vídeo
Segurança - Segurança e controle de acesso a edifícios

4. DIREITOS DOS TITULARES DE DADOS PESSOAIS

Os titulares dos dados pessoais registrados nos bancos de dados da RODIL BOUTROUS S.A.S têm os seguintes direitos:

a) Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais. Esses direitos podem ser exercidos, entre outros, contra dados pessoais que sejam parciais, imprecisos, incompletos, divididos, enganosos ou cujo processamento seja expressamente proibido ou não tenha sido autorizado por ele;

b) Solicitar prova da autorização concedida à RODIL BOUTROUS S.A.S, exceto quando expressamente dispensada como requisito para o tratamento, de acordo com as disposições do artigo 10 da Lei 1581 de 2012;

c) Ser informado pela RODIL BOUTROUS S.A.S ou pela pessoa responsável pelo tratamento, mediante solicitação, sobre o uso que foi dado aos seus dados pessoais;

d) Acesso gratuito, pelo menos a cada mês calendário, aos seus dados pessoais que foram processados;

e) Solicitar à RODIL BOUTROUS S.A.S a revogação da autorização e/ou exclusão de seus dados pessoais, apresentando uma reclamação por escrito de acordo com o Art. 15 da Lei 1581 de 2012 e com o Título VI da Política de Tratamento de Dados Pessoais, nos seguintes casos:

Quando considerar que não estão sendo tratados de acordo com os princípios, deveres e obrigações estabelecidos na Lei 1581 de 2012;
Quando não forem mais necessários ou pertinentes para o fim para o qual foram coletados;
Quando o período necessário para o cumprimento dos fins para os quais foram coletados tiver sido excedido.

A exclusão implica a eliminação total ou parcial das informações pessoais de acordo com o solicitado pelo proprietário nos registros, arquivos, bancos de dados ou tratamentos realizados pela RODIL BOUTROUS S.A.S.

A revogação da autorização ou exclusão de dados pessoais pode ser solicitada em relação a todos ou parte dos dados que compõem a autorização concedida que é tratada neste documento de Políticas de Tratamento de Informações, mas não em relação aos dados regulamentados pela Lei 1266 de 2008 e/ou qualquer outra regulamentação que a adicione, modifique ou revogue.

Exceções ao direito de revogar a autorização e/ou exclusão de dados pessoais: É importante esclarecer aos titulares de dados pessoais, cujas informações repousam nos bancos de dados da RODIL BOUTROUS S.A.S, que o direito de cancelamento não é absoluto e a RODIL BOUTROUS S.A.S pode negar o exercício do mesmo quando:

a) O titular tem um dever legal ou contratual de permanecer no banco de dados;

b) A exclusão de dados prejudica ações judiciais ou administrativas relacionadas a obrigações tributárias, investigação e persecução de crimes ou atualização de sanções administrativas;

c) Os dados são necessários para proteger os interesses legalmente protegidos do titular; para realizar uma ação baseada no interesse público; ou para cumprir uma obrigação legalmente adquirida pelo titular.

Dados pessoais sensíveis:

Em termos gerais, a RODIL BOUTROUS S.A.S não processa dados pessoais sensíveis, no entanto, em casos excepcionais, pode processá-los, desde que:

a) O titular tenha dado sua autorização explícita para esse tratamento, exceto nos casos em que a concessão dessa autorização não é exigida por lei.

b) O tratamento seja necessário para salvaguardar o interesse vital do titular e ele esteja fisicamente ou legalmente incapacitado. Nesses eventos, os representantes legais devem conceder sua autorização.

c) O tratamento se refira a dados necessários para o reconhecimento, exercício ou defesa de um direito em um processo judicial.

e) O tratamento tenha um propósito histórico, estatístico ou científico. Nesse caso, as medidas que levam à supressão da identidade dos titulares devem ser adotadas.

Direitos de Crianças e Adolescentes:

Em termos gerais, a RODIL BOUTROUS S.A.S não processa os dados pessoais de crianças e adolescentes, no entanto, em casos excepcionais, pode processá-los, desde que:

No caso de dados de natureza pública.
O tratamento realizado pela RODIL BOUTROUS S.A.S responda e respeite o melhor interesse de crianças e adolescentes.
O tratamento realizado pela RODIL BOUTROUS S.A.S garanta o respeito aos seus direitos fundamentais.

Uma vez cumpridos os requisitos acima, o representante legal das crianças ou adolescentes concederá autorização, após o menor ter exercido seu direito de ser ouvido, uma opinião que será avaliada levando em consideração maturidade, autonomia e capacidade de entender o assunto.

5. PROCEDIMENTO PARA CONSULTAS E RECLAMAÇÕES

1. PROCEDIMENTO DE CONSULTA:

1.1 Direitos Garantidos:

Através deste procedimento, a RODIL BOUTROUS S.A.S e/ou os responsáveis garantem aos titulares de dados pessoais contidos em seus bancos de dados ou seus sucessores no título o direito de consultar todas as informações contidas em seu registro individual ou tudo o que está vinculado à sua identificação, conforme estabelecido na alínea a) do capítulo V destas Políticas de Processamento de Dados Pessoais.

1.2 Pessoa responsável pelo atendimento às consultas:

A pessoa responsável pelo tratamento dessas solicitações será o encarregado de privacidade da RODIL BOUTROUS S.A.S, que receberá e processará as solicitações recebidas nos termos, prazos e condições estabelecidos na Lei 1581 de 2012 e nestas políticas.

1.3 Meios de recebimento de pedidos de consulta:

O titular ou seus sucessores no título podem enviar sua consulta para o endereço de e-mail calidad@isladelencanto.com.co ou apresentando um pedido por escrito em nossos escritórios localizados no Bairro Bocagrande cra. 2 No. 5-84, local 101.

1.4 Tempos de resposta da consulta:

As solicitações recebidas pelos meios acima serão atendidas em um prazo máximo de dez (10) dias úteis a partir da data de recebimento.

1.5 Prazo de extensão da resposta:

Em caso de impossibilidade de responder à consulta dentro do referido prazo, o interessado será informado antes do vencimento dos 10 dias, indicando os motivos do atraso e a data em que a consulta será respondida, que em nenhum caso poderá exceder cinco (5) dias úteis após o vencimento do primeiro prazo.

2. PROCEDIMENTO DE RECLAMAÇÕES:

2.1 Direitos garantidos por meio do procedimento de reclamações:

2.1.1 Correção ou atualização: A RODIL BOUTROUS S.A.S e/ou os responsáveis garantem aos titulares de dados pessoais contidos em seus bancos de dados ou seus sucessores no título o direito de corrigir ou atualizar os dados pessoais contidos em seus bancos de dados, apresentando uma reclamação, quando consideram que os parâmetros estabelecidos por lei ou indicados na alínea a) do capítulo V destas Políticas de Processamento de Dados Pessoais são atendidos para que o pedido de correção ou atualização seja apropriado.

2.1.2 Revogação da autorização ou exclusão de dados pessoais:

A RODIL BOUTROUS S.A.S e/ou os responsáveis garantem aos titulares de dados pessoais contidos em seus bancos de dados ou seus sucessores no título o direito de solicitar a revogação da autorização ou solicitar a exclusão das informações contidas em seu registro individual, ou qualquer outra que esteja vinculada à sua identificação, quando consideram que os parâmetros estabelecidos por lei ou indicados na alínea e) do capítulo V destas Políticas de Processamento de Dados Pessoais são atendidos. Da mesma forma, é garantido o direito de apresentar reclamações quando notarem o suposto descumprimento da Lei 1581 de 2012 ou destas Políticas de Tratamento de Dados Pessoais.

2.2 Responsável pelo tratamento de reclamações:

A pessoa responsável por lidar com as reclamações apresentadas pelos titulares será o encarregado de privacidade da RODIL BOUTROUS S.A.S, que receberá e processará as reclamações recebidas nos termos, prazos e condições estabelecidos na Lei 1581 de 2012 e nestas políticas.

2.3 Meios de recebimento e requisitos legais das reclamações:

O titular ou seus sucessores no título podem enviar sua reclamação para o endereço de e-mail calidad@isladelencanto.com.co ou por apresentação por escrito em nossos escritórios localizados no bairro Bocagrande, cra. 2 No. 5-84, local 101.

As reclamações apresentadas devem conter, no mínimo, as seguintes informações:

2.3.1 Identificação do titular.

2.3.2 Descrição dos fatos que dão origem à reclamação.

2.3.3 Endereço do titular e/ou seus sucessores no título.

2.3.4 Documentos que você deseja fazer valer.

2.4 Reclamações sem cumprimento dos requisitos legais:

No caso de a reclamação ser apresentada sem cumprir os requisitos legais acima, será solicitado ao reclamante, no prazo de cinco (5) dias seguintes ao recebimento da reclamação, que corrija as falhas e apresente as informações ou documentos ausentes.

2.5 Retirada da reclamação:

Após dois (2) meses da data do pedido sem que o requerente apresente as informações exigidas, entender-se-á que a reclamação foi retirada.

2.6 Recebimento de reclamações que não correspondem à empresa:

No caso de a RODIL BOUTROUS S.A.S receber uma reclamação endereçada a outra organização, ela será transferida para a pessoa apropriada no prazo máximo de dois (2) dias úteis e o reclamante será informado da situação.

2.7 Inclusão de legenda no banco de dados:

Uma vez recebida a reclamação na íntegra, no prazo máximo de dois (2) dias úteis a partir do recebimento, a RODIL BOUTROUS S.A.S incluirá no banco de dados onde estão localizados os dados pessoais do titular uma legenda que diz "reclamação em processo" e o motivo. Essa legenda deve ser mantida até que a reclamação seja decidida.

2.8 Prazos para resposta às reclamações:

O prazo máximo para tratar da reclamação será de quinze (15) dias úteis a partir do dia seguinte à data de recebimento.

2.9 Extensão do período de resposta:

Quando não for possível atender à reclamação dentro desse prazo, o interessado será informado sobre os motivos do atraso e a data em que sua reclamação será atendida, que, em nenhum caso, poderá exceder oito (8) dias úteis após o vencimento do primeiro prazo.

2.10 Procedimento para exclusão de dados pessoais:

No caso em que a exclusão dos dados pessoais do titular do banco de dados for apropriada, de acordo com a reclamação apresentada, a RODIL BOUTROUS S.A.S deve realizar operacionalmente a exclusão de tal forma que a exclusão não permita a recuperação das informações. No entanto, o titular deve ter em mente que, em alguns casos, determinadas informações devem permanecer nos registros históricos devido ao cumprimento dos deveres legais da organização, portanto, sua exclusão estará relacionada ao tratamento ativo das mesmas e de acordo com o pedido do titular.

6. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS

Nos casos em que a RODIL BOUTROUS S.A.S envia ou transfere dados pessoais de titulares que repousam em seus bancos de dados para outro país, ela deve ter a autorização do titular das informações que são objeto da transferência. A menos que a lei determine o contrário, a existência dessa autorização é necessária para realizar a circulação internacional de dados. Nesse sentido, aqueles obrigados a cumprir esta política devem verificar que têm a autorização prévia, expressa e inequívoca do titular que permita a transmissão de seus dados pessoais.

A transferência internacional de dados pessoais será feita apenas para terceiros com os quais a RODIL BOUTROUS S.A.S tenha um relacionamento contratual, comercial e/ou legal.

7. ACEITAÇÃO DAS POLÍTICAS DE TRATAMENTO DE INFORMAÇÕES PESSOAIS

Os titulares das informações que repousam nos bancos de dados da RODIL BOUTROUS S.A.S aceitam o tratamento de seus dados pessoais, de acordo com os termos deste documento, e a RODIL BOUTROUS S.A.S pode continuar processando os dados para os fins descritos, caso não exerçam seu direito de revogar ou excluir.

8. ENCARGADO DE PROTEÇÃO DE DADOS

Conforme o artigo 2.2.2.25.4.4 do Decreto 1074 de 2015, todos os responsáveis e gestores devem designar uma pessoa ou área que "assuma a função de proteção de dados pessoais" e que "processará os pedidos dos titulares, para o exercício dos direitos referidos na Lei 1581 de 2012 e no decreto.

A função do encarregado de privacidade ou da área responsável pela proteção de dados da RODIL BOUTROUS S.A.S é garantir a implementação efetiva das políticas e procedimentos adotados por ela para cumprir os regulamentos, bem como a implementação de boas práticas de gerenciamento de dados pessoais dentro da empresa.

O encarregado de privacidade terá a tarefa de estruturar, projetar e gerenciar o programa que permite à organização cumprir os regulamentos sobre proteção de dados pessoais, além de estabelecer os controles desse programa, sua avaliação e revisão permanente.

9. REGISTRO NACIONAL DE BANCOS DE DADOS

De acordo com o Art. 25 da Lei 1581 e seus decretos regulamentadores, a RODIL BOUTROUS S.A.S deve registrar seus bancos de dados juntamente com esta Política de Processamento de Dados Pessoais no Registro Nacional de Bancos de Dados administrado pela Superintendência da Indústria e Comércio, de acordo com o procedimento estipulado pela Circular 002 de 2015.

10. ALCANCE E FINALIDADE DAS AUTORIZAÇÕES CONCEDIDAS PELOS TITULARES

Como regra geral, o prazo das autorizações sobre o uso de dados pessoais é entendido como o prazo da relação comercial ou vínculo com a empresa e enquanto estiver em vigor o desenvolvimento do objeto social da empresa.

Se o titular de dados pessoais for um cliente ativo da RODIL BOUTROUS S.A.S, seus dados não poderão ser usados para um fim diferente da prestação do produto ou serviço e para a oferta de renovações subsequentes quando o serviço tiver essa modalidade.

11. VALIDADE DAS POLÍTICAS DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS E BANCOS DE DADOS

Esta política de processamento de dados pessoais é eficaz a partir de 7 de agosto de 2017 com validade indeterminada, que é o prazo estipulado pela Câmara de Comércio de Cartagena para o desenvolvimento do objeto social da empresa e estará disponível para os titulares no site: https://www.isladelencanto.com.co

O período de validade dos bancos de dados da RODIL BOUTROUS S.A.S será o mesmo período estipulado pela Câmara de Comércio de Cartagena para o desenvolvimento do objeto social da empresa, que é indeterminado.

Qualquer alteração substancial nas políticas de processamento de dados pessoais será comunicada oportunamente aos titulares dos dados, por meio dos meios de contato usuais e/ou por meio do site.

Você pode exercer seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e exclusão por meio de um pedido por escrito endereçado à RODIL BOUTROUS & S.A.S LIMITADA para o e-mail: info@isladelencanto.com.co.